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quinta-feira, 12 de abril de 2018

Conheça Kaizen: A Técnica japonesa contra a procrastinação


Na cultura japonesa existe a prática de Kaizen, que se resume no “princípio do um minuto”. No coração deste método está a ideia de que uma pessoa deve praticar algo por um minuto, todos os dias, cumprindo assim um pouco de cada tarefa por dia com o objetivo de completa-la ao fim de um período.

Claramente, este método não deve apresentar nenhum problema para ninguém – mesmo a pessoa mais preguiçosa do mundo – em para realizar uma determinada tarefa por tão pouco tempo. Considerando que, com mais frequência, você não encontrará uma desculpa para não fazer algo quando for preciso.

Se está fazendo ginástica ou lendo um livro em uma língua estrangeira, neste caso, a tarefa não deve parecer algo desagradável que você deve deixar de lado, mas sim uma atividade que lhe traz alegria e satisfação. Ao dar um pequeno passo de cada vez, você seguirá o caminho da auto-perfeição e alcançará ótimos resultados.

FALTA DE CONFIANÇA

É importante superar a falta de confiança que você possa ter em suas próprias habilidades, além de se libertar desses sentimentos de culpa e desamparo. Você precisa experimentar uma sensação de vitória e sucesso para avançar com qualquer tarefa.

Quando você está inspirado por tais sentimentos, você gradualmente começará a aumentar a quantidade de tempo que você gasta fazendo a tarefa que você definiu – talvez no início seja apenas por cinco minutos mais, mas então em breve se transformará em meia hora, e depois ainda mais e mais.

Desta forma, o princípio de Kaizen permite que você veja o progresso que você está fazendo bem diante dos seus olhos.

A ORIGEM DO KAIZEN

Kaizen tem origem no Japão. A própria palavra contém duas raízes – ‘kai’ (mudança) e ‘zen’ (sabedoria). Foi inventado por Masaaki Imai, que acredita que esta filosofia pode ser aplicada e bem sucedida tant para o mundo dos negócios como para a própria vida pessoal.

À primeira vista, esta prática pode parecer duvidosa e ineficaz para as pessoas que cresceram na cultura ocidental, com ênfase na ideia de que os resultados podem ser alcançados apenas realizando grandes esforços.

Mas programas elaborados e desafiadores de auto-aperfeiçoamento que privam uma pessoa de enormes quantidades de energia simplesmente acabam por esgotá-la e não deixam resultados tangíveis, enquanto o Kaizen é algo que qualquer um pode tentar em praticamente qualquer esfera de sua vida gerenciamento.


Descubra como a filosofia Kaizen pode ajudar sua gestão a reduzir custos e aumentar a produtividade

Mais uma vez embarcamos rumo à terra do sol nascente e mais uma vez vamos entender porque, quando se trata de filosofia para organizar práticas e melhorar a produtividade no ambiente de trabalho, ninguém supera os japoneses.

Pois sim: Kaizen vem do japonês, e significa “mudança para melhor”.

HOJE IMPLICA A IDEIA – NA VERDADE, A FILOSOFIA DE MELHORIA CONTÍNUA NA VIDA EM GERAL – SEJA PESSOAL, FAMILIAR, SOCIAL E PROFISSIONAL.

Claro que aqui daremos mais ênfase a este último caso.

O conceito tem de fato sua origem no meio industrial. Surgiu após a Segunda Guerra Mundial, quando várias empresas japonesas passaram a aplicar práticas que depois foram englobadas pelo termo. Desde então, os princípios do Kaizen se espalharam por todo o mundo, e hoje são utilizados em diversas outras áreas que não apenas a de produtividade.

Um dos grandes responsáveis por este movimento é o professor Masaaki Imai. Considerado o pai do Kaizen, é autor de um livro fundamental para o assunto – “Kaizen – The secret to Japans competitive success” e fundador do Kaizen Institute, por meio do qual leva os ensinamentos e as práticas em questão para todo o mundo.

Mas para que serve, exatamente?

No contexto da uma empresa, as práticas de Kaizen trazem aquilo que todo empreendedor procura: redução de custos e aumento de produtividade. De acordo com os ensinamentos do professor Masaaki, isso ocorre a partir do pressuposto que as pessoas podem melhorar continuamente no desenvolvimento de suas atividades.

Ele professa que o trabalho coletivo deve prevalecer sobre o individual; que o ser humano é visto como um dos bens mais valiosos de uma organização, e que deve ser incentivado a direcionar seu trabalho para as metas compartilhadas da empresa, sem que deixe de atender às suas necessidades pessoais. No Kaizen, satisfação e responsabilidade são valores coletivos.

Para Masaaki Imai, existem alguns “mandamentos” para a aplicação da filosofia em uma empresa:

O desperdício deve ser eliminado, pois melhorias graduais devem ocorrer continuamente.

Todos os colaboradores devem estar envolvidos, de gestores do topo até intermediários e pessoal de base.

O Kaizen é baseado em uma estratégia barata; acredita-se que um aumento de produtividade pode ser obtido sem investimentos significativos, sem a necessidade de se aplicar somas astronômicas em tecnologias e consultores.

Pode ser aplicado em qualquer lugar e não somente dentro da cultura japonesa.

Apoia-se no princípio de uma gestão visual, de total transparência de procedimentos, processos e valores, tornando os problemas e os desperdícios visíveis aos olhos de todos;

A atenção deve ser dirigida ao local onde se cria realmente valor, ou seja, o chão de fábrica (isto no caso de uma indústria – no da sua empresa, priorize o ambiente de trabalho).

O Kaizen é orientado para os processos.

Dá prioridade às pessoas; acredita-se que o esforço principal de melhoria deve vir de uma nova mentalidade e de um estilo de trabalho diferente por parte das pessoas. Isso por meio da orientação pessoal para a qualidade e para valores como: espírito de equipe, sabedoria, moral e autodisciplina.

O lema essencial da aprendizagem organizacional é: aprender fazendo.

Mas como posso aplicar o Kaizen à prática?

De acordo com os preceitos de Imai, existem três formas de se implementar as práticas no ambiente empresarial:

Kaizen para administração – envolve as mais importantes questões, garantindo o progresso na implantação e no moral do grupo. Segundo Imai, um gerente deve dedicar pelo menos 50% do seu tempo a este aprimoramento, que se relaciona às mais diversas práticas – desde utilizar papel de rascunho para impressão até o compartilhamento de informações importantes. Isto depende de seu perfil de empreendedor.

Enfim, você deve transformar estas práticas em padrão, e fazer com que todos da sua empresa o sigam. Se as pessoas são capazes de acompanhá-lo, mas não o fazem, você deve implementar a disciplina. Se elas não são capazes de seguir o padrão, o ideal é que sejam oferecidos treinamentos – ou que se revise o padrão para que a aplicação se torne mais fácil.

Kaizen para o grupo – no ambiente de uma empresa, o processo de melhoria contínua está intimamente associado ao espírito de equipe. Isso implica o envolvimento de todas as pessoas da sua organização no aperfeiçoamento dos processos.

Os grupos de Kaizen devem ser formados por pessoas de todas as áreas da sua empresa. E o objetivo aqui é aprender a utilizar as técnicas nas soluções dos problemas. Cada grupo deve ter um líder, que assumirá o papel de informar aos participantes sobre o andamento dos processos, além de transformar informações em ação.

Os grupos de Kaizen costumam atuar da seguinte forma: realiza-se um estudo de todos os problemas a serem solucionados. Deve se definir se as soluções são fáceis ou se haverá a necessidade de auxílio do ciclo PDCA, que tem por princípio tornar mais claros e ágeis os processos na execução de uma gestão. E além do PDCA, outras ferramentas poderão ser utilizadas, como diagramas de causa e efeito e o 5W2H.

Kaizen voltado para pessoas – Ocorre na forma de sugestões. A ideia é estimular as pessoas a demonstrarem mais empenho em realizar as suas tarefas. Esse sistema deve ser bem dinâmico e funcional, servindo de avaliação de desempenho para funcionários de todas as esferas, sem exceção.

Enfim, este é apenas um artigo introdutório sobre a filosofia Kaizen. Para se aprofundar no tema, recomendamos as seguintes leituras abaixo: